3 astuces pour vous simplifier la vie dans Microsoft Outlook
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3 astuces pour vous simplifier la vie dans Microsoft Outlook

Vendredi 3 février 2012 | Par Geneviève Laberge | Archives des astuces

3 astuces pour vous simplifier la vie dans Microsoft Outlook Combien de temps passez-vous en moyenne à consulter, trier, supprimer ou répondre à vos messages électroniques? Selon vous, ce temps est-il bien investi parmi votre multitude de tâches quotidiennes à effectuer? Voici 3 astuces forts simples et intéressantes qui vous feront économiser de précieuses minutes et de l’énergie.

Regroupement des messages par conversation

Quoi de plus irritant qu’une symbiose de messages qui se ressemblent tous. Prenons un exemple… Madame X reçoit un courriel de son collègue Monsieur Y. Ce dernier lui pose une question concernant un travail quelconque. Madame X lui réponds à l’aide de l’option « Répondre » de la messagerie électronique. Quelques minutes plus tard, non sans avoir recueilli entre temps quelques courriels, Madame X reçoit un message de son collègue qui lui pose une nouvelle question. Madame X réponds à nouveau et il s’ensuit alors une longue conversation dont les nombreux messages sont éparpillés un peu partout. Comment démêler ce véritable casse-tête? Il existe une solution et voici la marche à suivre :

  • Dans le menu affichage, cliquez sur l’icône paramètres d’affichage.
  • Cliquez sur le bouton regrouper par. Dans la partie première clé de regroupement des éléments, sélectionnez conversation dans la liste déroulante puis croissant.

Cette manœuvre de quelques secondes est, selon moi, indispensable !

Création de règles prédéfinies

Lorsque je reçois un formulaire de contact provenant de mon site web, ce document est déplacé automatiquement dans un dossier intitulé « Formulaires » puis il est imprimé. Ainsi, je n’ai pas à effectuer ces tâches manuellement à chaque fois et le fait qu’il se retrouve soudainement sur mon bureau signifie pour moi qu’il s’agit d’une activité prioritaire. Ces actions, répondant à un ensemble de conditions, sont regroupées à l’intérieur d’une règle. Voici la marche à suivre pour la création d’une règle prédéfinie dans Microsoft Outlook :

  • Sous Microsoft Outlook 2010, dans le menu accueil, cliquez sur l’icône règles puis créez une règle. Sous la version 2007, cliquez sur règles & alertes via le menu outils.
  • Sélectionnez les conditions et les opérations que vous désirez inclure à votre règle.
  • Cliquez sur options avancées . Si nécessaire, sélectionnez les conditions voulues puis cliquez sur suivant. Sélectionnez une ou plusieurs actions puis cliquez sur suivant. Enfin, sélectionnez une ou des exceptions (facultatif) puis cliquez sur suivant.
  • Attribuez un nom à votre règle puis configurez les options. Cliquez sur terminer.

Simple n’est-ce pas? Vous économiserez du temps, c’est garanti !

Quelques conseils pour bien gérer votre temps

  • Les courriels que vous jugez inutiles doivent aller à la poubelle. N’hésitez pas à jeter!
  • Ne consultez pas votre boîte de réception et vos messages plus de 3 fois par jour.
  • Répondez immédiatement aux courriels qui demandent moins de 5 minutes à rédiger.
  • Créez des dossiers et classez vos messages au fur et à mesure qu’ils sont traités.
  • Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous intéressent pas réellement.

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