3 astuces pour vous simplifier la vie dans Microsoft Outlook

Regroupement des conversations

Quoi de plus irritant qu’une symbiose de messages qui se ressemblent tous. Prenons un exemple concret. Madame X reçoit un courriel de son collègue Monsieur Y. Ce dernier lui pose une question concernant un travail quelconque. Madame X lui répond à l’aide de l’option « répondre » de la messagerie électronique. Quelques minutes plus tard, non sans avoir recueilli entre temps quelques courriels provenant d’autres destinataires, Madame X reçoit un message de son collègue Y qui lui pose une nouvelle question. Madame X répond à nouveau et il s’ensuit alors une longue conversation dont les nombreux messages sont éparpillés un peu partout dans la boîte de réception. Comment démêler ce casse-tête afin que tous les messages soient regroupés ensemble au fur et à mesure? Prenez note qu’Outlook Essayez-le gratuitement ou abonnez-vous à Microsoft 365. vous demandera si vous désirez appliquer cette action pour toutes les boîtes aux lettres ou seulement pour le dossier en cours d’utilisation.

• Sous Mac, dans le menu organisations, cliquez sur l’icône conversations.
• Sous Windows, dans le menu affichage, cliquez sur afficher en tant que conversation.

Création de règles prédéfinies

Lorsque je reçois un formulaire de contact provenant de mon site web, le courriel est déplacé automatiquement dans un dossier intitulé « formulaires » puis il est imprimé. Le fait que ce document se retrouve soudainement sur mon bureau physique signifie pour moi qu’il s’agit d’une activité prioritaire et l’avantage majeur est que je n’ai pas à effectuer ces tâches manuellement à chaque fois, soit de déplacer le courriel dans un dossier quelconque et d’envoyer la commande à l’imprimante. Ces actions, répondant à un ensemble de conditions, sont regroupées à l’intérieur d’une seule et même règle prédéfinie.

• Dans le menu accueil, cliquez sur l’icône règles puis modifier les règles…
• Sélectionnez les conditions et les opérations que vous désirez inclure à votre règle.
• Cliquez sur options avancées. Si nécessaire, sélectionnez les conditions voulues puis cliquez sur suivant. Sélectionnez une ou plusieurs actions puis cliquez sur suivant. Enfin, sélectionnez une ou des exceptions (facultatif) puis cliquez sur suivant.
• Attribuez un nom à votre règle Outlook puis configurez les options. Cliquez sur terminer.

Quelques conseils pour bien gérer votre temps

• Les courriels que vous jugez inutiles doivent aller à la poubelle. N’hésitez pas à jeter!
• Ne consultez pas votre boîte de réception et vos messages plus de 3 fois par jour.
• Répondez immédiatement aux courriels qui demandent moins de 5 minutes à rédiger.
• Créez des dossiers et classez vos messages au fur et à mesure qu’ils sont traités.
• Désabonnez-vous des infolettres qui ne vous intéressent pas réellement.

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