3 astuces pour vous simplifier la vie dans Microsoft Outlook

Regroupement des messages par conversation

Quoi de plus irritant qu’une symbiose de messages Outlook qui se ressemblent tous. Prenons un exemple. Madame X reçoit un courriel de son collègue Monsieur Y. Ce dernier lui pose une question concernant un travail quelconque. Madame X lui répond à l’aide de l’option « répondre » de la messagerie électronique. Quelques minutes plus tard, non sans avoir recueilli entre temps quelques courriels provenant de d’autres destinataires, Madame X reçoit un message de son collègue qui lui pose une nouvelle question. Madame X répond à nouveau et il s’ensuit alors une longue conversation dont les nombreux messages sont éparpillés un peu partout. Comment démêler ce casse-tête?

 

  • Sous Mac, dans le menu organisations, cliquez sur l’icône conversations.
  • Sous Windows, dans le menu affichage, cliquez sur afficher en tant que conversation.

 

Vous avez le choix d’appliquer cette action pour toutes les boîtes aux lettres ou seulement pour le dossier en cours.

 

 

Création de règles prédéfinies

Lorsque je reçois un formulaire de contact provenant de mon site web, le courriel est déplacé automatiquement dans un dossier intitulé « formulaires » puis il est imprimé. Le fait que ce document se retrouve soudainement sur mon bureau physique signifie pour moi qu’il s’agit d’une activité prioritaire et l’avantage majeur est que je n’ai pas à effectuer ces tâches manuellement à chaque fois, soit de déplacer le courriel dans un dossier quelconque et d’envoyer la commande à l’imprimante. Ces actions, répondant à un ensemble de conditions, sont regroupées à l’intérieur d’une seule et même règle prédéfinie.

 

  • Dans le menu accueil, cliquez sur l’icône règles puis modifier les règles…
  • Sélectionnez les conditions et les opérations que vous désirez inclure à votre règle.
  • Cliquez sur options avancées. Si nécessaire, sélectionnez les conditions voulues puis cliquez sur suivant. Sélectionnez une ou plusieurs actions puis cliquez sur suivant. Enfin, sélectionnez une ou des exceptions (facultatif) puis cliquez sur suivant.
  • Attribuez un nom à votre règle Outlook puis configurez les options. Cliquez sur terminer.

 

 

Quelques conseils pour bien gérer votre temps

  • Les courriels que vous jugez inutiles doivent aller à la poubelle. N’hésitez pas à jeter !
  • Ne consultez pas votre boîte de réception et vos messages plus de 3 fois par jour.
  • Répondez immédiatement aux courriels qui demandent moins de 5 minutes à rédiger.
  • Créez des dossiers et classez vos messages au fur et à mesure qu’ils sont traités.
  • Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous intéressent pas réellement.

Geneviève Laberge, formatrice et consultante

Diplômée en multimédia et formatrice depuis 15 ans, j’ai collaboré au sein de plus de 80 organisations provenant de divers secteurs d’expertise. J’ai bâti au fil du temps une multitude de cours personnalisés dans le domaine des TIC, de la bureautique, du web et du marketing numérique.