5 conseils pour améliorer votre efficacité dans MS Project

Planification initiale

La planification initiale d’un projet doit être accomplie avec le plus grand soin car elle constitue l’un des facteurs essentiels de réussite. Elle est un moyen de prise de décision pour le chargé de projet afin de définir adéquatement les travaux à réaliser et ce, selon les ressources disponibles dans le respect des contraintes convenues. Voici des conseils liés à la planification initiale réalisée à l’aide du logiciel Microsoft Project afin d’améliorer votre efficacité.

 

Calendrier du projet

Dès la création du nouveau projet, ajustez les paramètres reliés à l’horaire de travail tels que le nombre d’heures effectuées dans la journée, les jours fériés, la semaine de travail standard, les fermetures de l’entreprise et le début de l’année fiscale via le menu outils et des options du calendrier. Surtout, n’oubliez pas de définir la date de début de votre projet à l’aide de l’option informations du projet du menu projet.

 

Liste des tâches

Listez la totalité de vos tâches. Une fois l’entrée de données terminée, vérifiez à nouveau en insérant les indentations seulement à ce moment pour que votre structure apparaîsse clairement à l’écran. Ensuite, ajoutez les durées et les prédécesseurs.

 

Ouste les dates fixes

Évitez d’utiliser les dates fixes et privilégiez plutôt les durées en heures ou en jours. Les projets évoluent constamment et il serait inconcevable de modifier à la main des dizaines de dates parce qu’une seule a changée!

 

Tableau des ressources

Pour affecter des ressources, saisissez-les d’abord dans la feuille des ressources via le menu affichage et du tableau des ressources au lieu de les insérer directement dans le diagramme de Gantt. Ainsi, vous pourrez y inscrire des informations très utiles tels que le taux horaire ou le coût à l’utilisation. De plus, vous aurez la possibilité d’utiliser le menu déroulant pour affecter les ressources aux différentes tâches, ce qui est beaucoup plus rapide que d’entrer manuellement les ressources.

 

Filtre automatique

Lorsque vous manipulez un grand nombre de tâches, utilisez le filtre automatique pour pouvoir faire afficher seulement les tâches qui vous intéressent. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme d’entonnoir 5 conseils pour améliorer sa productivité dans MS Project. Il sera désormais possible de sélectionner des items dans le menu déroulant sur chaque colonne de votre planification afin de filtrer des résultats selon vos critères de recherches.

Publié dans BureautiqueDernière mise à jour le 3 mars 2012.
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Geneviève Laberge, votre coach techno

À la fois entrepreneure, formatrice agréée depuis 15 ans ainsi que l’une des premières femmes diplômées en multimédia au Québec. J’ai collaboré avec plus de 100 organisations provenant de divers secteurs d’expertise et j’ai bâti au fil du temps une multitude de cours personnalisés.

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