5 conseils pour améliorer votre efficacité dans MS Project

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Bureautique | mise à jour 3 mars 2019 | #conseils #microsoft #logiciels

La planification initiale d’un projet doit être accomplie avec le plus grand soin car elle constitue l’un des facteurs essentiels de réussite. Elle est un moyen de prise de décision pour le chargé de projet afin de définir adéquatement les travaux à réaliser et ce, selon les ressources disponibles dans le respect des contraintes convenues. Voici des conseils de base liés à la phase de planification réalisée à l’aide du logiciel Microsoft Project Essayez-le gratuitement ou abonnez-vous à Microsoft 365.. Il est judicieux de suivre ces recommandations dans l’ordre indiqué.

 

Calendrier de projet

Dès la création et l’enregistrement de votre nouveau projet, optez pour une planification automatique. N’oubliez pas de définir la date de début souhaitée. Puis, ajustez adéquatement les paramètres reliés aux horaires de l’organisation, des ressources humaines et des groupes de travail tels que le nombre d’heures effectuées dans la journée, la semaine de travail standard, les fermetures éventuelles de l’entreprise comme les vacances de Noël ou de la construction ainsi que les jours fériés. Si vous oubliez de personnaliser le calendrier de votre projet, il y a fort à parier que la date de fin calculée ne soit pas réaliste. Le calendrier standard du logiciel n’est pas forcément représentatif de votre contexte d’affaires.

 

Liste des tâches

Listez la totalité de vos tâches. Une fois l’entrée de données terminée, insérez les indentations (lots) seulement à ce moment pour que votre structure apparaisse clairement à l’écran. Ensuite, ajoutez les durées, les prédécesseurs et tout le reste…

 

Ouste les dates fixes

Évitez d’utiliser des dates fixes. Privilégiez plutôt les durées en heures ou en jours, selon l’envergure des tâches à effectuer. Les projets évoluent constamment et il serait inconcevable de modifier à la main des dizaines de dates parce qu’une seule a changée!

 

Tableau des ressources

Pour affecter des ressources, saisissez-les d’abord dans la feuille des ressources au lieu de les insérer directement dans le diagramme de Gantt. Ainsi, vous pourrez y inscrire des informations très utiles tels que les taux horaire ou le coût à l’utilisation. De plus, vous aurez la possibilité d’utiliser le menu déroulant pour affecter les ressources aux différentes tâches, ce qui est beaucoup plus rapide que d’entrer manuellement les ressources une par une.

 

Filtre automatique

Lorsque vous manipulez un grand nombre de tâches, utilisez le filtre automatique pour pouvoir faire afficher seulement les tâches qui vous intéressent. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme d’entonnoir 5 conseils pour améliorer sa productivité dans MS Project. Il vous sera désormais possible de sélectionner des items dans le menu déroulant sur chaque colonne de votre planification afin de filtrer des résultats selon vos critères de recherches, un peu à la façon de Microsoft Excel.

Geneviève, votre coach techno

Geneviève Laberge, votre coach techno

À la fois entrepreneure, formatrice agréée depuis 15 ans ainsi que l’une des premières femmes diplômées en multimédia au Québec. J’ai collaboré avec plus de 100 organisations de divers secteurs d’expertises. Adepte de fitness, je suis également une passionnée d’histoire et de musique vintage.

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